Applicant Organization Information

Información de la Organización Solicitante

Question Title

* 1. Name of Organization/Municipality
Nombre de la Organización/Municipio

Question Title

* 2. Unique Entity Identifier (EUI)

Question Title

* 3. Commercial and Government Entity (CAGE)
Entidad Comercial y del Gobierno

Person completing this form
La persona que completa este formulario

Question Title

* 4. Name - Person Completing this Form
Nombre de la Persona que Completa este Formulario

Question Title

* 5. Email

Question Title

* 6. Title
Título:

Question Title

* 7. Phone
Número de teléfono

Signatory - Person the subaward agreement should be sent to for signature
Firmante: persona a la que se debe enviar el acuerdo de subasignación para su firma.

Question Title

* 8. Name - Signatory
Nombre - Firmante

Question Title

* 9. Email

Question Title

* 10. Title
Título:

Question Title

* 11. Phone
Número de teléfono:

Financial representative from organization
Representante financiero de la organización

Question Title

* 12. Name - Financial Representative
Nombre - Representante financiero

Question Title

* 13. Email

Question Title

* 14. Title
Título

Question Title

* 15. Phone
Numero de teléfono

Program representative from organization
Representante del programa de la organización

Question Title

* 16. Name - Program Representative
Nombre - Representante del Programa

Question Title

* 17. Email

Question Title

* 18. Title
Título

Question Title

* 19. Phone
Numero de teléfono

Data services representative from organization
Representante de servicios de datos de la organización

Question Title

* 20. Name - Data Representative
Nombre - Representante de Servicios de Datos

Question Title

* 21. Email

Question Title

* 22. Title
Título

Question Title

* 23. Phone
Numero de teléfono

Financial Audit Data
Sistemas de Gestión Contable y Financiera

Question Title

* 24. Date of last financial statement audit (date on audit report):

Leave blank if no audits have been completed to date for Questions 1-3 and skip to question 27 (Accounting and financial management systems)

Fecha de la última auditoría de estados financieros (fecha del informe de auditoría)

Indique N/A si no se han completado auditorías hasta la fecha para las preguntas 1 a 3 y pase a la pregunta 4 (sistemas de gestión contable y financiera)

Date

Question Title

* 25. Fiscal period audited: Start

Período fiscal auditado: Fecha de incicio

Date

Question Title

* 26. Fiscal period audited: End

Período fiscal auditado: Fecha de finalización

Date

Question Title

* 27. Auditor's opinion:

If other than unqualified, please state the reason under “Additional remarks” later in this form

Provide the most recent:
Audited Financial Statement

Opinión del auditor

Si no está calificado, indique el motivo en "Observaciones adicionales" más adelante en este formulario.

Proporcione una copia de su auditoría financiera más reciente.

Accounting and Financial Management Systems
Sistemas de Gestión Contable y Financiera
Answer the following questions about the accounting and financial management systems you currently have in place at your organization. The purpose of collecting this information is to assess if your financial system and controls meet federal requirements set forth in 2 CFR 200.300. If an organization does not have proper controls or systems in place, GreenLatinos will support the organization to come into compliance.

Responda las siguientes preguntas sobre los sistemas de gestión contable y financiera que tiene actualmente en su organización. El propósito de recopilar esta información es evaluar si su sistema financiero y sus controles cumplen con los requisitos federales establecidos en 2 CFR 200.300. Si una organización no cuenta con controles o sistemas adecuados, GreenLatinos la apoyará para que cumpla.

Question Title

* 28. Name of accounting software - If QuickBooks, please note if you are using the online or desktop version


Nombre del software de contabilidad - Si es QuickBooks, tenga en cuenta si está utilizando la versión en línea o de escritorio

Question Title

* 29. Does your accounting and financial management system(s) follow generally accepted accounting (GAAP) principles?

¿Su(s) sistema(s) de gestión contable y financiera siguen los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP)?

Question Title

* 30. Please indicate if your organization uses cash basis or accrual basis accounting.

Indique si su organización utiliza contabilidad de caja o devengado.

Question Title

* 31. Does your accounting system identify the receipt and expenditure of funds separately for each grant?

Provide one of the following reports from your accounting system:
1) Profit and loss report by funder
2) Profit and loss report by program
3) Balance sheet, from the most recently finished fiscal year

¿Su sistema de contabilidad identifica la recepción y el gasto de fondos por separado para cada subvención?

Proporcione los siguientes informes de su sistema contable:
1) un informe de pérdidas y ganancias por programa
2) informe de pérdidas y ganancias por financiador
3) Balance del ejercicio fiscal finalizado más reciente

Question Title

* 32. Does the accounting system provide the recording of expenditures for each grant by budget categories shown in the approved budget (i.e., supplies, travel, personnel, etc.)?

Provide a copy of your chart of accounts.

¿El sistema de contabilidad proporciona el registro de los gastos de cada subvención por categorías presupuestarias que se muestran en el presupuesto aprobado (es decir, suministros, viajes, personal, etc.)?

Proporcione una copia de su plan de cuentas.

Question Title

* 33. Does your organization have a fraud prevention policy that enables the organization to detect, investigate, and report any fraudulent activity immediately?

¿Tiene su organización una política de prevención de fraude que le permita detectar, investigar y reportar cualquier actividad fraudulenta de inmediato?

Question Title

* 34. Are records (i.e., timesheets) maintained for each employee that specifically identify time charged to a particular grant as well as non-grant funded activities?

Provide a sample of an APPROVED timesheet or a report from your timesheet system. We are seeking timesheets for a pay period, not one single day. Provide as much detail as possible – employee name, hours worked, project worked on, indication of supervisor approval.

¿Se mantienen registros (es decir, hojas de tiempo) para cada empleado que identifiquen específicamente el tiempo cargado a una subvención en particular, así como las actividades no financiadas por la subvención?

Proporcione una muestra de una hoja de horas APROBADA o un informe de su sistema de hojas de horas. Buscamos hojas de horas para un período de pago, no para un solo día. Proporcione tantos detalles como sea posible: nombre del empleado, horas trabajadas, proyecto en el que trabajó, indicación de la aprobación del supervisor.

Question Title

* 35. What timekeeping systems does your organization use?

¿Qué sistema de cronometraje utiliza su organización?

Question Title

* 36. Does the accounting/financial system include budgetary controls to preclude incurring obligations or costs in excess of total funds available for a grant and/or to ensure appropriate spending of awards?

Budgetary controls include internal policies, procedures, and systems used to mitigate elements of financial risk for managing federal funding. Example: requiring two signatures for expenses over a certain dollar amount.

Note: this can be monitored outside the accounting system. For example, using excel to track spend down by grant.

¿El sistema contable/financiero incluye controles presupuestarios para impedir incurrir en obligaciones o costos que excedan el total de fondos disponibles para una subvención y/o para garantizar el gasto adecuado de las subvenciones?

Los controles presupuestarios incluyen políticas, procedimientos y sistemas internos utilizados para mitigar elementos de riesgo financiero para la gestión de fondos federales. Ejemplo: requerir dos firmas para gastos superiores a una determinada cantidad de dólares.

Nota: esto se puede monitorear fuera del sistema contable. Por ejemplo, usar Excel para realizar un seguimiento del gasto por subvención.

Question Title

* 37. Rate the level at which your organization is familiar with the regulations and guidelines in 2 CFR 200 for determining allowance of costs in connection with federal grants?

¿Califique el nivel en el que su organización está familiarizada con las regulaciones y pautas contenidas en 2 CFR 200 para determinar la asignación de costos en relación con subvenciones federales?

Question Title

* 38. Are duties and responsibilities segregated in your organization (to the extent practicable) so that no one individual has complete authority over a financial transaction?

Provide any written internal control policies.

¿Están los deberes y responsabilidades segregados en su organización (en la medida de lo posible) de modo que ningún individuo tenga autoridad completa sobre una transacción financiera?

Proporcionar cualquier política de control interno por escrito.

Question Title

* 39. Does your organization have an established current indirect cost rate with the federal government?

Provide a copy of your Negotiated Indirect Cost Rate Agreement (NICRA) issued by your corresponding Federal agency.

¿Tiene su organización una tasa de costos indirectos vigente establecida con el gobierno federal?

Proporcione una copia de su acuerdo de tasa indirecta negociada (NICRA) emitido por su agencia federal correspondiente.

Procurement Standards
Estándares de Adquisiciones

Question Title

* 40. Does your organization maintain written procurement procedures which

(1) avoid unnecessary purchases;
(2) provide an analysis of lease and purchase alternatives; and
(3) provide a process for soliciting goods and services for both informal and procurement methods?

Informal Procurement methods include:
-Micro-procurements of $10k or less
-Small Procurements that exceed $10,000 but do not exceed $250,000

Formal Procurement methods include:
-Procurements that exceed $250,000 or a lower threshold that your
organization has established.

Provide us with any written procurement policies.

¿Su organización mantiene procedimientos de adquisiciones escritos que (1) eviten compras innecesarias; (2) proporcionar un análisis de alternativas de arrendamiento y compra; y (3) ¿proporcionar un proceso para solicitar bienes y servicios tanto para métodos informales como de adquisición?

Los métodos de adquisiciones informales incluyen:

Microadquisiciones de $10 mil o menos
Adquisiciones pequeñas que superan los $10 000 pero no superan los $250 000

Los métodos de contratación formal incluyen:

Adquisiciones que superen los $250,000 o un umbral inferior que su organización haya establecido.

Proporcionarnos cualquier política de adquisiciones por escrito.

Question Title

* 41. Does your procurement system ensure selections are made on a competitive basis, that includes documented cost analysis where applicable?

¿Su sistema de adquisiciones garantiza que las selecciones se realicen sobre una base competitiva, que incluya un análisis de costos documentado cuando corresponda?

Question Title

* 42. Does your organization have a property management system that maintains the necessary information regarding any equipment purchased with federal funding as required in the Equipment section of Subpart D of 2 CFR 200?

Equipment is defined as tangible property (including technology systems such as computers) having a useful life of more than one year AND a per unit cost that exceeds $5,000.

¿Tiene su organización un sistema de administración de propiedades que mantiene la información necesaria sobre cualquier equipo comprado con fondos federales como lo requiere la sección Equipo de la Subparte D de 2 CFR 200?

El equipo se define como propiedad tangible (incluidos sistemas tecnológicos como computadoras) que tiene una vida útil de más de un año Y un costo unitario que excede los $5,000.

Question Title

* 43. Does your organization provide controls to insure safeguards against loss, damage or theft of any equipment and supplies?

Supplies are any tangible property other than equipment with a per unit cost of less than $5,000.

¿Su organización proporciona controles para asegurar salvaguardias contra pérdida, daño o robo de cualquier equipo y suministros?

Los suministros son cualquier propiedad tangible distinta del equipo con un costo unitario inferior a $5,000.

Organizational Policies

Question Title

* 44. Does your organization have a standard travel policy in place (i.e., policy that dictates your travel approval process, mileage or other reimbursements allowances, etc.)?

Provide us with a copy of this policy.

¿Su organización cuenta con una política de viajes estándar (es decir, una política que dicta su proceso de aprobación de viajes, millas u otras asignaciones de reembolso, etc.)?

Proporciónenos una copia de esta política.

Question Title

* 45. Does your organization have a drug and alcohol policy in place?

Provide us with a copy of this policy.

¿Su organización cuenta con una política sobre drogas y alcohol?

Proporciónenos una copia de esta política.

Question Title

* 46. Does your organization have a whistleblower policy?

Provide us with a copy of this policy.

¿Tiene su organización una política de denuncia de irregularidades?

Proporciónenos una copia de esta política.

Question Title

* 47. Does your organization have a Texting While Driving policy?

Provide us with a copy of this policy.

¿Su organización tiene una política de mensajes de texto mientras se conduce?

Proporciónenos una copia de esta política.

Question Title

* 48. I certify that our organization maintains a non-discrimination policy, based on which we would report and act on any instances of potential discriminatory action on the basis of race, color, religion (creed), gender/sex, gender expression/gender identity, age, national origin, disability, marital status, sexual orientation, military status, ancestry, personal appearance, citizen status, pregnancy, child birth or related medical conditions, family responsibilities, matriculation, genetic information, and political or union affiliation, and etc.

Certifico que nuestra organización mantiene una política de no discriminación, en base a la cual informar y actuar sobre cualquier caso de posible acción discriminatoria por motivos de raza, color, religión (credo), género/sexo, expresión de género/identidad de género, edad, origen nacional, discapacidad, estado civil estatus, orientación sexual, estatus militar, ascendencia, apariencia personal, estatus ciudadano, embarazo, nacimiento de un hijo o afecciones médicas relacionadas, responsabilidades familiares, matriculación, información genética, y afiliación política o sindical, etc.

Additional remarks or further explanations, Optional

Oberservaciones Adicionales, Opcional

Question Title

* 49. Please indicate the question(s) number you are providing a further explanation for. i.e. #3

Indique el número de pregunta para la que proporciona una explicación adicional.

Summarized list of requested supporting documents

Lista resumida de documentos de respaldo solicitados
Upload the following documents to SalesForce via LINK

Naming Documents:
Please add the name of your city to the beginning of documents uploaded separated by an underscore:
Document to upload: “FinancialStatement”
Format to upload: “[CityName]_FinancialStatement”

If any of the written policies being requested are part of a larger financial management handbook, please feel free to supply the entire handbook. We ask that you notate which page each policy is on in the financial management handbook (this can be done by using the comment functionality in the handbook document that you supply).

Cargue los siguientes documentos en SalesForce a través de LINK.

Nombrar documentos:
Agregue el nombre de su ciudad al comienzo de los documentos cargados separados por un guión bajo:
Documento a cargar: “Estado Financiero”
Formato para cargar: “[Nombre de la ciudad]_FinancialStatement”

Si alguna de las políticas escritas que se solicitan es parte de un manual de gestión financiera más amplio, no dude en proporcionar el manual completo. Le solicitamos que anote en qué página se encuentra cada política en el manual de gestión financiera (esto se puede hacer utilizando la función de comentarios en el documento del manual que usted proporciona).
Note: the #'s are in reference to the Financial Readiness Assessment PDF

#3 Audited financial statements
#7 Profit and loss report by funder
#7 Profit and loss report by program
#7 Balance sheet
#8 Chart of accounts
#10 Timesheet
#14 Internal control policies
#15 Negotiated Indirect Cost Rate Agreement
#16 Procurement policy
#20 Travel policy
#21 Drug and alcohol policy
#22 Whistleblower policy
#23 Texting while driving policy
-Certificate of Insurance

#3 Estados financieros auditados
#7 Informe de pérdidas y ganancias por programa
#7 Informe de pérdidas y ganancias por financiador
#7 Balance general
#8 Plan de cuentas
#10 Hoja de horas
#14 Políticas de control interno
#15 Acuerdo de tarifa de costos indirectos negociado
#16 Política de adquisiciones
#20 Política de viajes
#21 Política sobre drogas y alcohol
#22 Política de denuncia de irregularidades
#23 Política de enviar mensajes de texto mientras se conduce
Certificado de seguro (ver más abajo)

T